Muchos de mis clientes me consultan cómo pueden establecer qué tareas delegar en nuestro equipo de Asistentes Virtuales, Secretarias Virtuales y Personal Assistants, así que de una manera clara y sencilla vamos a ir desgranando las etapas que se debe seguir para una delegación efectiva en nuestro equipo:
Establecer las tareas objeto de delegación:
El cliente ha de identificar el trabajo que quiere delegar, los objetivos que pretende conseguir delegando y obtener toda la información y los recursos necesarios para poder realizar esa delegación de forma eficaz.
Las tareas que pueden delegarse son aquellas tareas rutinarias y menores, tareas que puede realizar nuestro equipo de outsourcing administrativo ya que son especialistas en ellas y todas aquellas tareas que el cliente no quiere o no tiene tiempo para realizar.
Elegir al profesional adecuado para delegar el trabajo:
Una vez que se conoce la tarea a delegar, nuestra Gerente, evalúa qué profesional de su equipo es la adecuada para este tipo de trabajo.
Delegación efectiva de la tarea:
Una vez que el cliente tiene claro qué tarea va a delegar y nuestra gerente ha seleccionado al profesional adecuado, se produce la delegación efectiva del trabajo.
Desde Assistantgroup aconsejamos a nuestros clientes una reunión para informar con la máxima precisión de los objetivos del trabajo encomendado, ofrecer la información y recursos de apoyo necesario para desarrollar la tarea, establecer los plazos de ejecución, fijar el grado de disponibilidad del cliente para resolver las dudas y cuestiones que surja y, en su caso, establecer las etapas de control y supervisión de la tarea que se va realizando.
En esta primera reunión, deberá quedar clara la responsabilidad delegada, es decir, lo que puede o no hacer sin consultar con el cliente.
Seguimiento del proceso de delegación:
Durante la ejecución del trabajo delegado, el cliente ha de estar en disposición de aconsejar y ayudar a la persona que ejecuta el mismo. Dependiendo del grado de complejidad de la tarea, pueden establecerse fases o etapas de supervisión en las que se comenta la evolución del trabajo.
Recepción de los trabajos delegados y revisión del trabajo
Una vez que ha concluido el trabajo, se ha de examinar el grada de cumplimiento de las tareas delegadas y, si es necesario, hay que realizar un feedback con nuestro equipo con el fin de establecer pautas de mejora.
Para concluir, señalar que el proceso de delegación puede completarse con el auxilio de la elaboración de listas, cuadrantes y fichas que nos permitan controlar el desarrollo de la tarea encomendada y la mejora de las habilidades de la persona a la que hemos delegado nuestro trabajo.
