7 Formas de mejorar tu rendimiento en el trabajo: gestion del tiempo

Todos hemos sentido la sensación que el tiempo no nos alcanza y que no hacemos una buena gestion del tiempo. Nos planteamos el día de trabajo con una lista de cosas por hacer pero cuando llevamos un tiempo en la oficina nos damos cuenta que se nos ha ido la mitad de la mañana y no hemos hecho todo lo que nos habíamos plateado, hemos hablados con nuestros compañeros de asuntos personales, de lo que hicimos ayer, el fin de semana, de ese informe que debemos entregar, de ese análisis del balance… Sin duda, las relaciones que mantenemos con las demás personas en nuestro trabajo nos consumen mucho tiempo, más que cualquier otra cosa de nuestro día.

Podemos eliminar ese tiempo que hemos desperdiciado en asuntos que no tenían nada que ver con nuestra planificación mediante una buena gestion del tiempo y crear una interacción más efectiva con los demás. Al mismo tiempo, podemos maximizar nuestro rendimiento en el trabajo si mejoramos la calidad de nuestras comunicaciones.

Os propongo algunas pautas a seguir inspiradas en las ideas de Tracy:

Aprende a comunicarte

Perdemos mucho tiempo debido a malos entendidos con nuestros compañeros o jefes sobre roles, metas y responsabilidades. Quizá el problema es que no sabemos que se espera de nosotros, cómo hacerlo y en qué momento.

Los malos entendidos dan lugar a la ineficacia, a la ira, la frustración e incluso a la infelicidad. Perdemos mucho tiempo aclarando malos entendidos.

¿No hubiese sido mejor poner las cosas claras desde un principio? Este sería un buen punto de partida para gestionar nuestro tiempo y además, evitar tiranteces con los demás.

Establece prioridades claras

En nuestro día a día muchas veces se producen malos entendidos sobre las prioridades con el consecuente trabajo equivocado, en el momento equivocado o por la razón equivocada e incluso, con la calidad equivocada.

A la hora de realizar un trabajo debemos saber exactamente lo que se espera de ella y de nosotros.

Para evitar el desperdicio de tiempo y aumentar nuestro rendimiento en el trabajo necesitamos claridad abosoluta sobre nuestro trabajo y lo que se espera que hagamos. Necesitamos tener claro los resultados que se espera obtener y los estándares de desempeño. Necesitamos tener claro el calendario y los plazos, las recompensas por el trabajo bien hecho y las consecuencias de no hacerlo bien. La claridad lo es todo.

Delega de forma eficaz y gestiona bien tu tiempo

Una mala delegación conduce a errores y a frustración por parte tanto del jefe y del empleado.

Si hay alguna tarea que hemos de delegar en otra personas, debemos establecer nuestro plan de delegación. Hemos de tener claro las tareas que hay que delegar, en quien las vas a delegar y cómo las vamos a delegar.

Establece líneas de autoridad claras

Debemos establecer líneas claras de autoridad y de responsabilidad. Hay que tener claro lo que hay que hacer con el trabajo, qué queda por hacer y con qué nivel de calidad. Es fundamental tener claro a quien podemos preguntar, a qué persona hay que informarle sobre el asunto y quien es el que manda.

Proporciona información completa

Otra pérdida importante de tiempo en los negocios es la información deficiente o incompleta, lo que lleva a suposiciones erróneas y conclusiones que disminuyen el rendimiento laboral. Es sorprendente lo frecuente que es que la gente obtenga conclusiones o haga falsas suposiciones sobre la base de una información incorrecta.

Tomate tu tiempo para hacer preguntas, escuchar atentamente las respuestas antes de tomar una decisión. Si hay algún tipo de información que pueda sugerir un problema o dificultad, vuelve a comprobar esa información para asegurarte que es exacta.

Haz que tus reuniones tengan sentido y que sean sólo lo frecuentes que se necesitan

Perdemos mucho tiempo con reuniones sin sentido, que no tienen un orden del día y donde la dirección o el cierre nos hace salir de ella con la sensación que hemos perdido nuestro tiempo y que hemos salido de ellas sin ninguna idea clara.

Para que una reunión sea efectiva ha de tener un orden del día, unas pautas de dirección y sobre todo, que resuelvan problemas, que se tomen decisiones al respecto, con las responsabilidades asignadas y con unos plazos de acción establecidos.

Sé claro sobre el trabajo y la situación de la empresa

La falta de información o comunicaciones poco claras sobre las cuestiones importantes que afectan el trabajo de una persona puede crear una pérdida importante de tiempo. Según un un estudio realizado sobre la motivación de los empleados y el rendimiento en el trabajo, las mejores empresas eran definidas como lugares en donde los trabajadores se sentían miembros de la empresa y estaban al corriente de la situación de la compañía.

Cuando las personas desconocen lo que está pasando en la empresa pero intuyen algo provoca desmotivación, trabajo ineficiente e inseguridad. No estamos hablando de comunicar todo lo que pasa en la empresa si no de aquellas cosas que tienen relación con sus puestos de trabajo.

Sin duda, esta siete pautas nos van a ayudar a aumentar nuestro rendimiento en el trabajo y en la gestión de nuestro tiempo y así eliminar la pérdida de tiempo.

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